2017年09月13日    发愤的草莓     
我一直提倡,计划时要对每天的任务分类管理。

其中的一种分类,是根据“情境”(即完成任务的地点或工具),比如说家里、办公室、外出、娘家等等,或者是电脑&网络、无需网络、打电话、平板、微信等等。

这样之后,属于哪个地点或工具下的任务,可以实现“批量接连完成”,提高效率。

就好像你突然想起要出门办点事,可是出个门不容易呀,费好大的劲,那能不能顺便把需要出门办的其它任务顺便完成呢。于是,你找到了“外出”这个情境下的所有任务,顺路把它们一网打尽,自不必再跑第二趟了。

这明明是个相当高明的技巧,对吧?

可是,有小伙伴眉头一皱,说:“这样分类方式,我用不上......”

分类用不上,肯定是哪里出了问题。这个问题敢怎么破呢?

要搞定这个问题,首先你必须明白,分类的目的是什么?

不知你会感到这样吗?有时候完成不了任务,可能是当下在犹豫做什么事之中放走了时间。

分类可以避免这种情况,让你在需要时,二话不说就可以根据即刻的情况,迅速找到对应清单下的任务开干,减少因为找不到可做任务而拖延的现象。为什么要强调“迅速找到”?因为如果达不到这种效果,甚至造成负担,那分类就成了花架子。

那么,有小伙伴说上面这种情境分类用不上,是怎么回事呢?

原来,他们很多是利用网络办公的自由职业者,或是经常居家的全职妈妈。

这类人群的特点是:

待在家里的时间很长,执行任务的地点常年不变,能随身的工具多是那么几样,不管处在什么地点,没太大变化。

还有的小伙伴是:

走路玩手机
上厕所玩手机
朋友聚会玩手机
洗澡时还要把手机带进去
醒来后第一件事拿手机
找不到手机就全身痒痒
手机没电心烦意乱
......

这类人群的特点是,手机把他们的时间切成了碎片,乃至于,地点和工具的分类同样对他们作用不大。

既然用不上地点或工具作为分类依据,那么,是否有其它种任务分类的方式呢?

现在需要寻找的分类是,它适合完成任务的地点和工具不常变化的朋友。

能区分出不同类别的任务,说明任务与任务之间会有差异。在地点和工具都相同的情况下,这些任务从性质上来看,还可能有什么不同?

因为任务是由人来完成的,先一起来看看“人”在时间管理这方面的事儿。

时间管理,仅仅是一种通俗的说法。真实情况是,时间并不能管理,因为它只是客观存在,你想它和没有想的时候,它都是自顾自地往前走,套不住、抓不住,哄不住。

确切的说法是,应该管理并且能够管理的是自己的行动,或者说是管理自己的精力。

精力是什么呢?是精神和体力,决定一个人是否能得心应手地快速处理各项事务。

我有这样的感受,每天早上起床后写作效率特别高,脑子里的灵感跳跃频繁,随时能写下让自己惊喜的句子。到了晚上,面对同一个课题,我却晕乎乎的,下笔速度慢,两个眼皮甚至在打架。这是因为经过一天晚上的睡眠之后,早上精力充足,而晚上呢,精力快没了,你需要“充电”。

精力对每个人都公平,一天当中,每天你肯定要做事儿、做事儿,然后消耗精力,自然会有精力的起伏,大体趋势是由盛及衰。

既然精力的变化每个人每天都有,那么,它可以作为分类的一个参照维度。

除了精力的变化之外,还有没有其它分类依据呢?当然还有。

现在是网络时代,网络时代最大特点是许多人的时间变成“被打碎的花瓶”。这样看来,每个人每天用来执行任务的时间,还可以分为整块的时间和碎片的时间。完成任务的时间是整块还是碎片,可以成为分类的第二个参照维度。

将上面说到的两个参照维度合并分析,能生成一张图:

这样给任务分类,让你忙得有效率

以”精力好与差与“时间整块与否”两两相结合,划分出四个区域:整块时间且精力好、碎片时间且精力好、碎片时间且精力差、整块时间且精力差。

如此,变出4种任务执行时段的分类:

整块 & 精力好 
碎片 & 精力好 
整块 & 精力差 
碎片 & 精力差

当然,这里关于精力好与差,时间的整块与否,要下精确的定义,起码是你清晰的标准。

如果你有记录时间开销的习惯,那么判定标准非常容易拿捏。

记录时,你会发现,一天当中有某些时间段能轻轻松松地聚精会神,这是精力比较充足的时候;某些时间段很容易一不留神就拿起手机刷微信,这是精力比较欠缺的时候,精力差,自控力就差,行为往本能方向发展。

而关于时间的整块与碎片的这点,不妨以番茄钟的常见时长作为分界。持续25分钟以上的时间,当作整块时间来看待;某些时间段在执行任务时,经常受到外在的干扰,这就是碎片时间。

3.这4类时段分别适合什么样的任务呢?

“整块 & 精力好”,集天时地利之好,是你状态最佳之时,一定要留给最重要的任务,特别是那些需要深入思考、获取创意、计划反思、好书精读之类的任务。通常这种情况是出现在一夜休息之后刚起床的2个小时内。前提是你属于晨型人,起床后没有其他人打扰到你,才可能有整块时间。

“碎片 & 精力好”,一般在上午或午休之后,但你经常被外界所干扰,导致了时间碎片化。但它同样可以用来执行任务,那些不需太费脑但绝对不能出错的任务,可以用这些小时间搞定。比如,发个邮件、给朋友回个电话、在微信上发个通知这类几分钟就能完成的事情。

“整块 & 精力差”,一般在中午午饭之后,这段时间通常少有人会来电,因为对方考虑到你可能在午休。有整块的时间,但偏偏血液正供给胃部消化,所以个人精力并不佳,不适宜做烧脑的任务。这时候可以用来做一些常规性的体力活,比如,扫扫地、擦擦桌子、收拾桌面、清理手机相册等整理类事项。

“碎片 & 精力差”,这类时段在不同人的一天当中不一样。对我来说一般在傍晚,一天干完活拖着疲惫的身躯回到家,小孩会过来不断地找你陪他玩游戏。这种情况下,如果还有闲暇的小时间,那些需要在淘宝上购物、微信上简单答复的事情,可以见缝插针地完成。

上面所说的适合什么样的任务,这里“任务”的意思更偏向于从已经从复杂任务分解成一步可执行的简单任务。

一个复杂任务中,必定有的步骤对最终成果的价值有更大的贡献,属于“高产值”步骤,通常也比较费神,属于“难啃的骨头”,那么可以把精力最好的时段分配给它,保证它的质量。比方说,写完文章发布公众号,这是一个多步骤的复杂任务吧?拆解出来的简单任务中,有“撰写文章”这种高产值步骤,也有“排版公众号并发布”这种产值较低的步骤,那么“撰写文章”可以放到“整块 & 精力好”的优质时段,“排版公众号并发布”可以放到“整块 & 精力差”的时段。它们虽然同属于一个复杂任务,但不一定要在同种性质的时段里完成。

好了,上面提到的4种分类就够了吗?除了这4类清单之外,会不会还有其它的可能?

想想,还真有。比如,某天9:00时候要参加公司的会议,这个任务要放在上面哪个清单之中?很明显,不好安排。因为这个任务是外界给予你的,不是你主动安排给自己。怎么办?

没什么,在“今日待办”中再建立一个“固定时刻”类别。

通常来讲,上面每一类清单中都不止一个任务,只是每一类中有一个较为重要的。这样,当处在某个情境下,这个较为重要的任务出现变卦,没有条件完成,还有其它任务顶上,避免某种情况下没事干的可能。这种方法也符合领英和贝宝的创始人霍夫曼的“ABZ理论”,万一A计划有问题,还有B计划可以替补上。

要重点关注的是“固定时刻”和“整块 & 精力好”这两类,因为前者这类一旦错过时间,就没办法去完成了,比如固定时间的会议,时间一过就以“迟到”论;而后者这类不容易出现,一旦出现要把握住。如果没有这类时间,你将很难有深入思考、规划人生的机会,很容易会困于眼前的难题,被当下的稀缺遮挡住朝向未来的眼睛。

有人可能会问,完成任务的时段是整块还是碎片,不是得经历过才知道吗?

是的,但不代表你不能预见到,可以结合过往的状况在计划时对新的一天做出分析。

还有人可能会问,做出这样的分类,光是手抄都累坏了吗,肯定持续不下来,怎么办?

如果你有合适的软件,就会发现轻松多了。像我这样,只要点击其中的某种分类,对应之下的任务就会全部呈现出来。

这样给任务分类,让你忙得有效率

用软件的另一点好处是,你还能以一些表情符号辅助提示,视觉化的呈现让时间管理变得更为有趣。

对,一个小技巧,让事务管理变得这么好玩!

一起来,享受高效率、慢生活的人生!

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