对外经济贸易大学教授,清华大学经管学院客座教授 公文写作实务、管理者的写作能力提升训练、商务公文写作 提供专业企业内训,政府培训。 13439064501 陈老师
  2017-09-01 10:05:04       
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——写作也出生产力授课讲义
                            (半天时间)
 
提示:讲授6项内容
1.公文的涵义
2.公文写作程序
3.公文写作格式
4.常用公文写法
5.公文写作常见问题
6.提高公文写作水平的方法
 
 
一、公文涵义
在中国,在今天,公文的涵义是指应该怎样理解公文,而不是指公文的定义。公文的定义不是谁可以随便界定,是由国家最高权力机关来明确,具体内容可见《党政机关公文处理工作条例》,于2012年7月1日起施行。
对于公文涵义的理解,主要包括两个方面:党政公文以及各系统、各企业的内部规定。
(一)党政公文
中国党政的正式文件包括以下15种:
决议、决定、命令、公报、公告、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、议案、函、会议纪要。
决议是排在第一位置的文件,其主要功能是用来表达或公布会议通过的重大决策事项。
决定与决议的功能基本相同,是对重要事项作出决策安排时使用的文件。两者的区别在于,在大会上作出的安排用决议;由各级党政机关作出的安排用决定。
命令(令)适用于公布行政法规和规章、宣布实施重大强制性措施、嘉奖有关单位和人员等。
公报主要用于向社会各界公布重要决定或者重大事项。
公告主要用于向国内外宣布重要事项或法定事项。
通告主要用于在一定范围内公布应当遵守或者周知事项。
意见主要用于对重要问题提出见解和处理办法。
通知主要用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项,以及批转、转发公文。
通报主要用于表彰先进、批评错误和告知、传达重要情况。
报告主要用于向上级汇报工作、反映情况以及回复上级的询问。
请示主要用于向上级请求指示或批准。
批复主要用于答复下级的请示事项。
议案主要用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或者人民代表大会常务委员会提请审议事项。
函主要用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。。
纪要主要用于记载会议主要精神和议定事项。
(二)各系统文件
各系统文件指在国家政府以外,各系统、各企事业单位内部的文件。党政的15种文件,其中有三种各系统不能使用:命令、通告与议案。
使用命令这种公文,必须达到相应级别。一般应该是省部级以上(含省部级),至少应该是地市级。比如“国家主席令”、“国务院总理令”、“中国人民银行行长令”、“北京市市长令”等。
通告不同于公告,具有强制性。一般系统(社会机构、团体、企事业单位),没有权力向社会公众发布带强制性文件。
议案主要用于各级政府向同级人代会提交需要审议的事项。各系统,只要其身份不是政府,就无权使用该公文。从这个意义上说,人大代表向人代会提交的文本,应该是“提案”,而非“议案”,因为人大代表的身份,只是“代表”,而非“政府”。
因此,脱开这三种公文,各系统的公文包括12种,即决议、决定、公报、公告、意见、通知、通报,报告、请示、批复、函、会议纪要。
 
二、公文写作程序
大致说来,公文写作的规范程序包括十大环节:接受领导指令、分析领导意图、提炼公文主旨、查找行文依据、选定行文材料、设计行文结构、实施行文写作、自查自改文稿、内部审读文稿、报送核稿审批。分述如下。
(一)接受领导指令
这是实施公文写作的第一步。
公文写作不同于其他文章的写作,是被动写作,是“命题作文”,其动因是领导的安排。简单说,领导让谁写谁才可以写。如果领导没有指派,不但不可以写,对于相关情况,甚至连过问都不可以过问。这实际涉及的是写作者的资格问题。这里所说的资格,不是文字水平资格,而是职业资格与身份资格,说到底,是写作者的工作权限问题。其他文章写作,一般没有这个问题,而公文写作首先遇到的就是这个问题。写作者对于公文写作这一特点和要求,必须明确。
    接受领导指令,除了涉及公文写作者的资格问题,还涉及领导者是否知人善任的问题。中国有句老话叫对牛弹琴。这话的涵义其实有两个:一个是牛的问题,另一个就是弹琴者的问题了。不要责怪牛听不懂你的琴声,你为什么要对牛弹呢?牛的问题是水平问题,而弹琴者的问题则是智慧问题。你知道牛不懂你的琴声么?不知道而对牛弹,那是你的无知;知道却还要对牛弹,那就是你的固执和愚蠢了。
所以,公文写作程序的第一步,要求有关领导一定把好关。一篇公文应该由谁写,先要选准人。人没有选准,写作者不具备写作公文的权限与资格,第一步就错了。公文的质量也就无从保证了。
(二)分析领导意图
公文写作者接受领导指令后,接下来要做的工作是分析领导意图。写作者写出的公文如果质量不高,没有写出让领导满意的公文,问题常常出在这里:没有弄清领导意图,拿起笔来就草率行动了。
公文写作不可以这样。其他文章写作也不可以这样。有一种很时尚的观点认为,写作是自我表达,写作的出发点与归宿是为我们自己而写。持这种观点的人有谁想过,为自己写作实际上是一件很简单的事,很容易做到。我想怎样写就怎样写,与读者无关,与别人无关。这不等于一个小孩子自娱自乐的游戏么?实在太简单太容易了。在信息时代的今天,在市场经济体制下的今天,写作的动机与本质不是这样,不是为自己写,而是为别人写,是为了让别人阅读与认可。一篇文章的价值不是由写作者自己确定的,而是由读者来确定。当今时代这本来是个常识性问题,无需费口舌讨论,却偏偏被一些人蛊惑了。当今的写作者,如果连这个常识性问题都认知不清,那是没有资格进入市场经济体制下的信息时代的。
公文写作很明确,不是为自己写,而是为别人写:为工作写,为管理写,首先是为指令者的“指令”写,即为领导写,为领导的意图写。既然是为领导的意图写,那么首先必须弄清领导意图。怎样才能弄清领导意图呢?最基本的方法是分析。只有经过认真仔细地分析,才能弄清领导意图。
分析什么?分析领导的发文动机、目的与要求。写作者在动笔写作前,对于领导发文的动机、目的与要求必须明确。写作动机、目的与要求,不是写作的缘起。公文写作缘起于领导的指令,领导指令却不是公文写作的动机、目的与要求。这是两回事,不可以混淆。
公文写作的动机、目的与要求,可能是为了布置某项工作,也可能是为了解决某一问题,还可能是为了发布某一文件,还可能是为了传达贯彻某一指示精神,不一而足。但不管出于怎样的动机、目的与要求,写作者动笔前必须明确,否则便是无的放矢,甚至南辕北辙,是不可能写出令领导满意的高质量公文的。
准确理解并把握领导意图不是一件容易的事,需要长期努力。首先需要和领导形成默契。而和领导形成默契的前提是心心相印。何为心心相印?心往一处想,力往一处使。身在曹营心在汉的工作态度与方式,经常开小差、打小算盘的工作态度与方式,心胸狭隘、唯利是图的工作态度与方式,是不可能心心相印的。
当然,心心相印不只是公文写作者单方面的事。领导者所起的表率作用至关重要。率先垂范,平等待人,作风磊落,决策民主,信息公开,行政透明,都是上下级心心相印、形成默契的不可或缺条件。
(三)提炼公文主旨
一篇公文写作的动机、目的与要求明确了,接下来要解决的问题,
就是公文所表达的立场与观点的问题。这就是提炼公文主旨的工作。
其实,分析领导意图的一个重要意义正在这里。一篇公文的主旨
怎样产生?首先产生于对于领导意图的准确理解,即对于公文发文动机与目的准确理解。准确理解了公文发文的动机与目的,写作者对于公文的立场、观点的确立与表达,也就心中有数了。而一旦确立了公文的立场与观点,公文主旨也就提炼出来了。
    明确说,公文主旨就是公文所要表达的立场与观点(有时也可理解成公文的写作重点与核心内容)。公文主旨的重要意义在于:它是公文的灵魂。任何一篇公文必须有主旨。没有主旨的公文是没有灵魂的公文。而公文一旦没有了灵魂,就没有了生命,就成了散沙一片。
    公文对于主旨的要求是:正确、明确、突出。
    正确是对于公文主旨的基本要求,也是最高要求。什么叫正确?理性、科学,尊重客观事实,尊重当今世界最前沿的管理理念与原则,符合事物发展规律,维护大多数人的权益和根本利益,这就是正确。
明确是对于公文主旨的表述要求。公文对于主旨的表述,要清楚明了,使收文单位一目了然,不让收文者误解,产生歧义。这是语言能力,也是思想能力。公文主旨如果表述不清,先要检查一下主旨是否清楚。这是前提。如果发文主旨本身不清楚,再好的语言表述也难于使主旨明确。有一种说法叫做“茶壶里的饺子倒不出来”,大都认为这是说一个人有知识有水平却不会表达,却少有人想过,一个真正有知识、有水平的人,怎么会把饺子放入茶壶?显然这个所谓有知识、有水平的人,并不是一个真正有知识、有水平的人。
这不是说语言表述不重要。对于写作而言,语言表述在什么时候都非常重要。在这里只是想表明,公文主旨是否明确,实际涉及两个方面,一个是公文主旨是否很清楚、很明确,一个是写作者是否能够将公文主旨很清楚、很明确地表述出来。写作者必须具备清楚而明确地表达公文主旨的能力,否则其不具备写作公文的最基本的语言能力。
主旨突出指公文主旨要给收文单位留下深刻印象。这是比公文主旨明确更高的要求。写作者不但要将公文主旨明确表述出来,还需给收文单位留下深刻印象。因为给收文单位留下的印象越深刻,对于落实公文的精神越有力,公文的效力越能充分发挥。
(四)查找行文依据
    公文主旨提炼出来了,明确了,接下来进入的程序便是查找行文依据了。也许有人会问,行文依据不就是领导指令么?还需另外查找么?这是对于行文依据的误解。如上所述,领导指令只是行文的缘起,行文的动因,并非行文依据。行文依据与行文缘起、动因是完全不同的两回事。
    行文依据指行文所依靠的理论或事实,主要涉及三项内容:法律依据、政策依据、现实情况依据。
法律依据是公文行文的根本依据。无须赘述,中国正在进入法制时代。法制即依法治国、依法行政。依法治国,什么概念?治国的最高原则与手段就是“依法”。公文是治国的具体方式,具体方法。因此,必须依法,必须以国家法律法规作为最高标尺和最坚实靠山。
政策依据是指以国家现行的各种方针政策为行文依据。简单说,公文发文不可以违背国家现行政策,不可以和国家现行政策“撞车”。公文发文的一个重要目的本是维护国家现行政策,或落实国家现行政策,怎么可以违背?那不是与公文职能与发文目背道而驰么?
    现实情况依据也是公文行文不可忽视的一个重要依据。不但不可忽视,这个依据还必须经常成为公文行文的一个非常具有针对性的客观而具体的依据。公文常常是为布置某项工作、解决某一问题而发布。布置某项工作,解决某一问题,其针对的,不正是具体的实际情况么?
公文行文必须有依据,越是重要的公文越要有依据,而且依据必须明确,否则是不可以草率动笔的。
(五)选定行文材料
    行文依据查找到了,明确了,接下来要解决的问题是公文材料的问题。公文要说明某种情况或某个问题,需要具有典型的、具有说服力的材料做支持。公文要以理服人,同时要以事实服人。无论是理还是事实,都与材料密切相关。
    文章材料主要包括八组类型:感性材料与理性材料、理论材料与事实材料、事例材料与数据材料、正面材料与反面材料、直接材料与间接材料、概括材料与具体材料、历史材料与现实材料,中国材料与国际材料。这些材料并非独立存在,是交叉关系,所涉及的是不同角度。文章写作在搜集与选定材料时,要充分照顾到这八组方面。
公文作为一种特殊文章形态,经常涉及的是事实材料、事例与数据材料、正面与反面材料、概括材料、现实材料、国内材料。选定公文材料,要根据行文需要,酌情而定。
(六)设计行文结构
行文依据确定了,材料问题解决了,正式行文写作之前,接下来要进入的程序是设计正文结构。
关于结构,目前有一个观点很重要:结构即本质。
这话什么意思?结构就是结构,怎么会是本质呢?是的,结构就是结构,结构不是本质,但通过对于结构的分析,可以通向本质。结构是通向事物本质之路。举个简单例子:中国国家大剧院与悉尼歌剧院的区别在那里?很显然,不在材料上,也不在功能上。中国国家大剧院与悉尼歌剧院所用材料基本相同,无外乎钢筋、水泥、沙子、木材、玻璃等等;两者功能也基本相同,主要都是用于大型文艺演出。那么,它们的区别究竟在哪里?一句话,在结构上。由于结构的不同才造成现在的悉尼歌剧院和现在的中国国家大剧院。其它建筑也一样,其它事物也一样,由于结构的不同,才造成其本质各不相同。比如一个国家权力的结构。如果是自上而下的权力结构,是通过“选拔”诞生的权力,其本质是“封建”:因封而建,封谁有权谁就有权;如果是自下而上的权力结构,是通过“选举”诞生的权力,其本质则是“民主”。
说到底,什么是结构呢?简单说,结构是构成事物的所有元素的组合。是事物的组合方式,也是事物的组合形态。任何事物的结构,都是构成该事物的所有元素的组合方式与形态。而这种方式与形态,就构成了该事物的本质。
此前,人们更多关注的是构成事物的各种元素,而忽视了这些元素的组合方式。从某种意义上说,组合方式比元素更为重要。元素只是构成事物的基础,但基础未必是本质。上文中提高的建筑是这样,其他事物也同样。沙子、水泥、钢筋、木材,只是构成建筑的元素,却绝对不是建筑本身,其要真正成为建筑,关键是看其怎样组合。具体到沙子、水泥、钢筋、木材本身也是一样,是不是优质的沙子、水泥、钢筋、木材?最关键的,还是看构成其中的各种元素是如何组合的。
改革开放之前,中国有九百六十万平方公里土地,中国人是黄种人,是共产党执政,却几乎到了崩溃边缘。改革开放三十年以后的今天,土地面积没有发生变化,人种没有发生变化,执政党也还是原来的执政党,整个国家却令世界瞩目,为什么?一句话,因为社会结构变了,因为构成社会的各种元素的组合方式变了,即人与人的组合方式变了,因此社会的本质也就变了。
结构即本质,在当今时代,这确实是一个很有认知价值的观点,值得高度关注与借鉴。
文章写作也是一样,是不是一篇好文章,不但要看该文章的题材、材料、观点怎样,还要看这些元素如何组合。有一句话说“巧妇难为无米之炊”,这话本来是说米的重要,可是有了米之后呢?这时起关键作用的,就是巧妇之巧了。什么是巧妇之巧?巧妇之巧不就是米与米,米与水,米与火候等诸种元素的组合么?
从写作具体操作角度讲,构成文章结构的元素包括九个:标题、开头、段落、层次、主次、详略、过渡、照应和结尾。
从结构角度说,标题是第一要解决的问题。文章对标题的要求是,标题要醒目。何为醒目?醒目是令人眼睛发亮。有个比如说得好:标题是文章的眼睛,眼睛是心灵的窗户。
文章开头要吸引人,要让人读下去。不吸引人,人就不会读下去,不读下去交流的桥梁就无法建立。
段落要讲究。什么叫讲究?要注意两点:第一,该分段时要分段;第二,文章开头的段落不宜过长。将心比心,想想我们自己读文章的情景。谁愿意一开篇就读长篇大论呢?最初几段短一点,把读者带进来。读者一旦进入阅读情景,再长篇大论也不会抵触与排斥了。
    层次要分明。层次可以理解成思想的脉络与节奏。文章层次分明的背后,是思想脉络的清晰,是内容布局的清晰。文章写作,在内容方面不要故弄玄虚,在结构与表达方面也不要故弄玄虚。写文章是为了要别人读懂,而不是要别人不懂。层次线索清晰明了,对于读者读懂文章,非常有益。
    主次要突出。文章主要的内容要彰显出来,次要内容也不可忽视。主要与次要是相对而言,比较而言。次要不是不要。没有次要哪里来的主要?就像一个人的十个手指,各有各的用处。
    详略要得当。文章主要的内容详细写,次要的内容简略写,这就是详略得当。不可主次不分,喧宾夺主。
    过渡要自然。就像上下楼梯。楼梯就是楼层之间的过渡。没有楼梯,难于上楼与下楼,没有过渡,文章段落与段落之间,层次与层次之间就难于衔接。该过渡时不但需要安排过渡,而且过渡要自然。如此,文章读起来才流畅而舒服。
    照应要周全。什么是周全?是着眼全局。写到前面想到后面,写到后面又照顾到前面,这就是周全。不仅如此,句式和句式之间、词语和词语之间,也存在相互照应的问题。照应的目的是为了文章逻辑的严密与和谐。既严密又和谐,好文章就诞生了。
    文章结构的最后一个内容是结尾。结尾要果断,要有力度。当结则结,不可拖泥带水,同时要给读者留下深刻印象。
明确了文章结构的九项内容,也就明确了公文正文结构的主要内容,大同小异。而明确了公文正文结构的九项内容,公文写作程序中准备阶段的工作便告结束。接下来要进入的程序是写作的具体实施。
(七)实施行文写作
    文章实施行文写作要掌握五套语言:叙述、描写、议论、抒情与说明。叙述用来写事情的过程,写做什么;描写用来写事情的状态,写怎么做;议论用来写对事情的看法与态度;抒情用来写对事情的感受;说明用来介绍事情的具体情况。比如说:门开了,李先生进来了,他坐在椅子上,这就是叙述;如果说:门轻轻开了,李先生不好意思地进来了,他悄悄坐在椅子上,这就是描写了;如果说:门开了,李先生进来了,他迟到了,迟到是不对的,这就是议论了。又比如:学习公文写作真不容易呀!这就是抒情。再比如:本教材包括十章内容,每一章分成不同小节,每一章节都有学习重点。这就是说明。
实施公文写作,只能用三套语言:叙述、议论和说明;描写与抒情,一般不能使用。对于这种情况,行文者须明确并自觉遵守,否则写出的公文可能不再是公文,而成为其它文体了。
(八)自查自改文稿
好文章是改出来的。这话很对。修改是文章写作的一个重要环节,公文写作也不例外。修改什么?主要是修改字词和语句。公文写作者要自律:本人起草的公文,一定杜绝错别字与病句。
对于公文写作者而言,错别字与病句的问题,不是一个简单的文字水平问题,而是工作态度、工作责任心的问题。为什么这样说?因为错别字与病句问题,在初中阶段就必须解决。人到了公文写作阶段,在今天,一般而言,不但大学已经毕业,不但已经成为一个职业人,而且已经成为一个管理者(公文写作就是一种管理实践)。在这个阶段,怎么允许在公文写作中出现错别字与病句?这难道不是工作态度与工作责任心问题么?即便别人可以原谅,公文写作者自己决不可以原谅自己。
另一方面,从上下级关系角度说,尽可能减轻上级工作负担是作为下级的一项义务与责任,而不是相反,不是有意无意增加上级负担。上级主管,当然要审核公文,要给公文把关,但下级不可以依赖上级,不可以把文字的责任推给上级。上级有其更重要职责,比如对于工作整体设计和把握,比如决策、指挥、组织、协调等等。即便对于公文的审核,其着眼点也不应该是在字词句的正确与否,而有着在此之外的更大责任,比如审查该公文是否违背国家法律法规或国家现行政策等等,公文主旨是否明确,表述是否清楚等等。因此,公文写作者一定自觉把好公文的文字关,不要让上级主管在公文文字上牵扯太大精力。
(九)内部审读文稿
内部审读文稿,指公文写作者所在部分主管领导对于公文的把关。把形式关,也把内容关。形式关,要把文种、把格式、把正文结构、把语言关;内容关,要看公文是否违背了法律法规,是否违背了国家现行政策,公文主旨是否清楚等等。当确认这些方面都没有问题,便可进入公文写作最后程序。
(十)报送核稿审批
这是公文写作的最后一道程序。报送核稿审批,是指呈报给核稿部门以及上级主管领导,由核稿部门和上级主管领导进行最后把关。当核稿部门和上级主管领导确认没有任何问题,公文方可最后定稿,方可进入印制与发送阶段。
三、公文写作格式
(一)中国党政公文格式基本概念
主要介绍8个概念
    1.公文版面
    指公文用纸幅面。应采用国际标准A4型。特殊形式的公文用纸幅面,比如通过张贴方式发布的公文,其幅面根据实际需要确定。
2.公文版心
指公文版面中间排布文字等内容的部分。
    3.公文天头
指公文版面上边缘与版心上边缘之间的空白距离。一般应为37mm。
4.公文订口
指公文版面左边缘与版心左边缘之间的空白距离。一般应为28mm。
5.公文版心左右尺寸
    指公文版心从左边缘至右边缘的距离。一般应为156mm。
6.公文版心上下尺寸
指公文版心从上边缘至下边缘的距离。一般应为225mm。
7.公文正文字号、字数及颜色
    公文正文字号一般用3号仿宋体字。
    公文正文每行一般排28个字,需撑满版心。
    公文正文字体颜色为黑色。
    8.公文正文每页行数
    公文正文每页行数一般为22行。行间距一般为3号汉字高度的7/8。
    (二)中国党政公文版头部分格式
    版头部分是公文格式第一部分,位于公文格式首页版心最上端,包括7项内容。
    1.份号
指公文印刷份数的顺序号。涉密公文应当标注份号。
公文如需标注份号,一般用6位3号阿拉伯数字,顶格编排在版心左上角第一行。
    2.密级和保密期限
     指公文的秘密等级和保密的期限。涉密公文应当根据涉密程度分别标注“绝密”“机密”“秘密”和保密期限。
    公文如需标注密级和保密期限,一般用3号黑体字,顶格编排在版心左上角第二行;保密期限中的数字用阿拉伯数字标注。
    3.紧急程度
    指公文送达和办理的时限要求。根据紧急程度,紧急公文应当分别标注“特急”“加急”,电报应当分别标注“特提”“特急”“加急”“平急”。
    公文如需标注紧急程度,一般用3号黑体字,顶格编排在版心左上角;如需同时标注份号、秘密级别和保密期限、紧急程度,按照份号、秘密级别和保密期限、紧急程度的顺序自上而下分行排列。
    4.发文机关标志
由发文机关全程或者规范化简称加“文件”二字组成,也可以使用发文机关全程或者规范化简称。联合行文时,发文机关标志可以并用联合发文机关名称,也可以单独用主办机关名称。
发文机关标志居中排布,上边缘至版心上边缘为35mm,推荐使用小标宋体字,颜色为红色,以醒目、美观、庄重为原则。
    联合行文时,如需同时标注联署发文机关名称,一般应当将主办机关名称排列在前;如有“文件”二字,应当置于发文机关名称右侧,以联署发文机关名称为准上下居中排布。
    5.发文字号
    由发文机关代字、年份、发文顺序号组成。联合行文时,使用主送机关的发文字号。
发文字号编排在发文机关标志下空二行位置,居中排布。年份、发文顺序号用阿拉伯数字标注;年份应标全称,用六角括号“ ﹝﹞   ”括入;发文顺序号不加“第”,不编虚位(即1不编为01),在阿拉伯数字后加“号”字。
上行文的发文字号居左空一字编排,与最后一个签发人姓名处在同一行。
6.签发人
指对于公文签发的人员。上行文应当标注签发人姓名。
签发人标注由“签发人”三字加全角冒号和签发人姓名组成,居右空一字,编排在发文机关标志下空二行位置。“签发人”三字用3号仿宋体字,签发人姓名用3号楷体字。
如有多个签发人,签发人姓名按照发文机关的排列顺序从左到右、从上而下依次均匀编排,一般每行排两个姓名,回行时与上一行第一个签发人姓名对齐。
7.版头中的分隔线
版头中的分隔线指公文格式版头部分与主体部分之间的分界线。
标注位置在发文字号之下4mm处居中,是一条与版心等宽的红色直线,粗0.35mm。
    (三)中国党政公文主体部分格式
    主体部分是公文格式的第二部分,位于版头分隔线之下,包括9项内容。
1.标题
    指公文正文的标题,由发文机关名称、事由和文种组成。
公文标题一般用2号小标宋体字,编排于红色分隔线下空二行位置,分一行或多行居中排布;回行时,要做到词意完整,排列对称,长短适宜,间距恰当。
标题排列应当使用梯形或菱形。
2.主送机关
指公文的主要受理机关,应当使用机关全程、规范化简称或者同类型机关统称。
主送机关编排于标题下空一行位置,居左顶格,回行时仍顶格,最后一个机关名称后标全角冒号。如主送机关名称过多导致公文首页不能显示正文时,应当将主送机关名称移至版记。
3.正文
指公文的主体,用来表述公文的内容。
公文首页必须显示正文。
公文正文一般用3号仿宋体字,编排于主送机关名称下一行,每个自然段左空二字,回行顶格。文种结构层次数一次可以用“一、”“(一)”“1.”“(1)”标注;一般第一层用黑体字、第二层用楷体字、第三层和第四层用仿宋体字标注。
4.附件说明
附件指公文正文的说明、补充或者参考资料。
附件说明用来说明公文附件的顺序号和名称。
公文如有附件,说明的方法是,在正文下空一行左空二字编排“附件”二字,后标全角冒号和附件名称。如有多个附件,应使用阿拉伯数字标注附件顺序号;附件名称后不加标点符号。附件名称较长需回行时,应当与上一行附件名称的首字对齐。
5.发文机关署名
指公文发文机关的签署,应署发文机关全称或者规范化简称。
发文机关署名分为需加盖印章公文的署名、不需加盖印章公文的署名以及需加盖签发人名章公文的署名三种情况。
(1)需加盖印章公文的署名
需加盖印章公文的署名,单一机关行文时,其发文机关署名应编排在成文日期之上,以成文日期为准居中编排;联合行文时,一般将各发文机关署名按照发文机关顺序整齐排列在相应位置。
(2)不需加盖印章公文的署名
不需加盖印章公文的署名,如果是单一机关行文,在正文(或附件说明)下空一行右空二字编排发文机关署名,在发文机关下一行编排成文日期,首字比发文机关署名首字右移二字。如成文日期长于发文机关署名,应当使成文日期右空二字编排,并相应增加发文机关署名右空字数。
如果是联合行文,应当先编排主办机关署名,其余发文机关署名依次向下编排。
(3)需加盖签发人签名章公文的署名
需加盖签发人签名章公文的署名,如果是单一机关制发的公文加盖签发人名章,其位置是在正文(或附件说明下空二行右空四字加盖签发人签名章,签名章左空二字标注签发人职务,以签名章为准上下居中排布。在签发人签名章下空一行右空四字编排成文日期。
如果是联合行文,应当先编排主办机关签发人职务、签名章,其余机关签发人职务、签名章依次向下编排,与主办机关签发人职务、签名章上下对齐;每行只编排一个机关的签发人职务、签名章。签发人职务应当标注全称。
签名章应是红色。
6.成文日期
    指公文正式签发的日期。单一机关行文,应署会议通过或者发文机关负责人签发的日期;联合行文,应署最后签发机关负责人签发的日期。
成文日期的位置,应在正文之下右方适当位置,一般右空四字编排。
成文日期中的数字,要用阿拉伯数字将年、月、日标全。年份应标全称,月、日不编虚位(即1不编为01)。
7.印章
指发文机关公章。公文如有发文机关署名,应当加盖发文机关印章,并与署名机关相符。印章需盖端正。位置是:居中下压发文机关署名和成文日期,使发文机关署名和成文日期居印章中心偏下位置。印章顶端应当上距正文(或附件说明)一行之内。
联合行文加盖印章,应与各发文机关署名一一对应、端正,居中下压发文机关署名。各印章之间需排列整齐,互不相交或相切,每排印章两端不得超出版心,首排印章顶端应当上距正文(或附件说明)一行之内。最后一个印章,需居中下压发文机关署名和成文日期。
印章用红色。不得出现空白印章。
特殊情况说明:当公文排版后所剩空白处不能容下印章或签发人签名章、成文日期时,可以采取调整行距、字距的措施解决。
    8.附注
    附注指公文印发传达范围等需要说明的事项。
公文如有附注,编排方法是:居左空二字加圆括号编排在成文日期下一行。
9.附件编排
附件的编排应在公文署名和日期(或附注)之后另面编排,位置在公文版记部分之前,与公文主体(正文)一起装订。
“附件”二字及附件顺序号用3号黑体字顶格编排在版心左上角第一行。附件标题居中编排在版心第三行。附件顺序号和附件标题应当与附件说明的表述一致。附件格式要求同正文。
如附件与正文不能一起装订,应当在附件左上角第一行顶格编排公文的发文字号并在其后标注“附件”二字及附件顺序号。
(三)中国党政公文版记部分格式
版记部分是公文格式的最后一部分,位于主体部分之下,公文最后一页版心最下端,包括3项内容。
1.版记分隔线
版记分隔线指分隔公文格式版记部分与主体部分之间的横线。分隔线要与版心等宽,包括首条分隔线、中间分隔线与末条分隔线三条横线。
首条分隔线位于版记第一个要素之上,用于分隔公文主体部分与版记部分,是一条黑色直线,粗0.35mm。
中间分隔线位于首条分隔线与末条分隔线之间,是一条0.25mm的黑色直线。
末条分隔线位于版记最下端,与公文最后一面的版心下边缘重合,与首条分隔线一样,也是一条粗0.35mm的黑色直线。
2.抄送机关
抄送机关指除主送机关外需要执行或者知晓公文内容的其他机关,应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。标于版记部分的首条分隔线与中间分隔线之间。
如需标明抄送机关,一般用4号仿宋体字,左右各空一字编排。在左边先标明“抄送”二字,后加全角冒号和抄送机关名称,回行时与冒号后的首字对齐。最后一个抄送机关名称后标句号。
如需把主送机关移至版记,除去将“抄送”二字改为“主送”外,编排方法同抄送机关。既有主送机关又有抄送机关,应将主送机关置于抄送机关之上一行,之间不加分隔线。
3.印发机关和印发日期
印发机关指公文的印送机关。
印发日期指公文的印送日期。
公文印发机关和印发日期编排于版记中间分隔线与末条分隔线之间,一般用4号仿宋体字,印发机关左空一字,印发日期右空一字。印发日期用阿拉伯数字标明。要将年、月、日标全。年份要标全称,月、日不编虚位(即1不编01),后加印发二字。
情况说明:版记中如有其他要素,应当将其与印发机关和印发日期用一条细分隔线隔开。
(四)中国党政公文页码部分格式
公文页码指公文页数顺序号。
公文页码一般用4号半角宋体阿拉伯数字编排,位于公文版心下边缘之下。页码数字左右各排一条一字线,一字线上距版心下边缘7mm。单页码居右空一字,双页码居左空一字。公文的附件与正文一起装订时,页码应当连续编排。
 
    附:中国党政公文特定格式
中国党政公文的特定格式指基本格式以外的特殊格式,主要包括信函、命令(令)和纪要三种特定的公文格式。
(一) 信函格式
信函格式的发文机关标志、分隔线、份号、秘密级别、紧急程度、发文字号、标题等
要素均与公文基本格式要求不同,具体如下。
1.发文机关标志
信函格式中的发文机关标志使用发文机关全称或者规范化简称,不加“文件”二字,在公文首页版心上方居中排布,上边缘与版面上边缘的距离30mm。一般使用红色小标宋体字。联合行文,使用主办机关标志。
2.分隔线
信函格式的分隔线分为第一条线和第二条线共两条分隔线。
(1)第一条分隔线
第一条分隔线位于发文机关标志下4mm处,是一条红色双线,上粗下细。
(2)第二条分隔线
第二条分隔线位于版心最下端,与版面下边缘的距离20mm,也是一条红色双线,但上
细下粗。
(3)分隔线长度
两条分隔线的长度均为170mm,居中排布,均超出版心左右的长度。
3.份号、秘密级别、紧急程度
信函格式如需标注份号、秘密级别和紧急程度,应当于第一条分隔线之下,顶格居版心左边缘标注。标注方法是:按照份号、密级和保密期限、紧急程度的顺序自上而下分行排列,第一个要素与第一条分隔线的距离为3号汉字高度的7/8。
4.发文字号
信函格式的发文字号也是位于第一条分隔线之下,顶格居版心右边缘编排。距第一条分隔线的距离也是3号汉字高度的7/8。
5.标题
信函格式的标题在第一条分隔线之下空二行居中编排。分隔线下如有其他要素,标题与其最后一个要素的距离同样为二行。
信函格式标题的字号要求同于公文基本格式标题字号要求。
   6.正文与第二条分隔线
    信函格式第二条分隔线之上如有文字,其与该线的距离为3号汉字高度的7/8。
    7.版记
信函格式的版记只标注抄送机关,不加印发机关、印发日期和分隔线。
信函格式的版记位于公文最后一面版心最下方。
    8.页码
信函格式首页不显示页码,其后各页页码编排要求同于公文基本格式页码要求。
(二)命令(令)格式
1.发文机关标志
命令格式的发文机关标志由发文机关全称加“命令”或“令”字组成,居中排布,上边缘至版心上边缘为20mm,一般使用红色小标宋体字。
2.令号
令号即命令或令的发文字号,写作“第X号”。
令号于发文机关标志之下空二行居中编排。
3.正文
命令格式的公文正文编排于令号之下空二行位置。不标注主送机关。首行首字居左空两字编排。
4.落款
命令格式的公文落款包括签发人职务、签名章和成文日期。编排方法同于公文基本格式中的签发人职务、签名章和成文日期编排方法。
(三)纪要格式
1.纪要标志
纪要标志由“XXXX纪要”组成,居中排布,上边缘至版心上边缘为35mm,一般使用小标题宋体字。
2.发文字号
纪要一般不编排发文字号
3.成文日期
纪要成文日期编排于纪要标志之下,空一行居中编排。字号同于公文基本格式成文日期字号。
4.正文
纪要正文一般编排于纪要标志之下,空二行,正文首字居左空二字编排,一般不标注主送机关。
纪要正文包括三部分:前言、主体与结束语。
5.出席人名单
纪要最常用的是会议纪要。会议纪要需标注会议出席人名单。会议出席人名单标注于正文或附件说明之下,空一行左空二字,一般用3号黑体字标明“出席”二字,后标全角冒号。冒号后用3号仿宋体字标明出席人单位、姓名,回行时与冒号后首字对齐。
6.请假人和列席人名单
会议纪要如需标注请假人和列席人名单,标注位置于出席人之下,另起一行依次标注。标注方法同于出席人标注方法,只是将“出席”二字改为“请假”“列席”即可。
 
四、常用公文写作方法
(一)通知写作方法
1.通知主要用途
2.通知写作格式
3.通知写作注意事项
(二)通报写作方法
1.通报主要用途
2.通报写作格式
3.通报写作注意事项
(三)报告写作方法
1.报告主要用途
2.报告写作格式
3.报告写作注意事项
(四)请示写作方法
1.请示主要用途
2.请示写作格式
3.请示写作注意事项
(五)批复写作方法
1.批复主要用途
2.批复写作格式
3.批复写作注意事项
(六)函写作方法
1.函主要用途
2.函写作格式
3.函写作注意事项
  (七)纪要写作方法
      1.纪要主要用途
      2.纪要写作格式
      3.纪要写作注意事项
五、公文写作常见问题
(一)文种问题
1.文种不清
2.文种混淆
(二)标题问题
1.重复啰嗦
2.乱用省略
(三)主旨问题
1.没有主旨
2.主旨不确
(四)格式问题
1.格式错误
2.格式残缺
(五)结构问题
1.公文结构的九项内容
2.公文结构问题的主要表现
(六)语言问题
1.与公文语体风格不符
2.与公文语言要求不符
 
 
六、提高公文写作水平的方法
(一) 阅文法
1.特定含义
阅文法的特定含义有两个,一个是对于相应的公文管理办法的真
研读,一个是对于相应范文的认真研读。
2.做法与作用
    阅文法的第一个做法是,认真研读公文管理办法。每个系统都有本系统公文管理办法,一般由该系统最高权力机关制定并发布。比如国务院系统,前文提到,2000年,国务院发布了《国家行政机关公文处理办法》。这是国务院系统最高权力机关对于公文管理的最新规定。作为国务院系统工作人员,特别是在国务院机关工作的人员,要想提高公文写作水平,第一步,必须从这里做起。这是根本。作为国务院系统工作人员,要提高公文写作水平,如果连国务院对于公文写作的规定和要求都不了解、不理解、不掌握,所谓提高公文写作水平又如何谈起?
    阅文法的第二个做法是,认真研读相应公文范文。何为相应范文?首先是上级来文,其次是通过其它途径获得的公文,只要水平上乘,均需认真研读。
(二)模仿法
1.特定含义
模仿法是对于阅文法的承接,是对阅文法中第二种做法的承接,即对于认真研读相关公文范文的承接。初学公文写作者,允许对于公文中的范文进行模仿。其前提是对于公文范文的认定、备份与积累。
2.做法与作用
模仿法的具体做法,是指对于同种公文的范文进行模仿。自己要写某一公文,如果不知道从哪里入手,或找不到写作该种公文的语言感觉,比较简便可行的方法是,先把以往早已备份好的同种公文范文提选出来,作为借鉴。有感悟能力的公文写作者,比较容易就能从该范文中得到启发,并找到自己写作该种公文的模式与感觉。所要模仿的,主要是该范文的格式、结构和语言,所要更换的,是该范文的内容。从这个意义上说,公文的写作过程,可理解成是一种“更换”公文内容的过程,是对作为范文的公文内容的更换,所要保留或基本保留的,是原范文的格式、结构和语言风格。当所要表达新内容比较完好地更换上去了,可以说,一篇新的公文的写作就完成了。完全可以照猫画虎一样做。这可以理解成是提高公文写作质量的一条比较快捷的途径。
其实,不光是公文写作可以这样做,往大处说,人类所有进步行为的最初起点大都是从模仿开始的,都是从对于前人或别人有益行为的模仿而获得。人们总爱说人的第一任老师是自己的家长或幼儿园老师,只要细想一下就会明白,其实就是模仿,或许也只能是模仿。这种方法用在公文写作上,非常简单易学,且学之有效。最关键的是,对于所要模仿的公文,一定要选准,被模仿的公文,必须是那种有资格作为范文的公文。否则就“画虎不成反类犬”了。
(三)修改法
1.特定含义
这里所说的修改,不是指作者对自己起草公文的修改,而是指别人对作者起草的公文的修改。修改者可能是作者的直接领导,也可能是公文核稿部门。
2.做法与作用
通过这条途径提高公文写作质量的具体方法是,不管修改者是谁,不管是公文撰写者的直接领导还是核稿部门的同志,只要修改得确实有水平,确实令人口服心服,那么对于那些被修改的地方,一定要引起公文撰写者的高度重视,一定要引以为戒,极力避免在今后的公文写作中出现同类问题。 
具体分析起来,对所起草、所撰写的公文的修改,主要包括三大方面,一是对于公文题目的修改,一是对于公文正文内容结构的修改,另外一个就是对于公文语言措辞的修改。下面分别说明。
先说对于公文题目的修改。公文题目中最容易出现的的问题主要有两个,一个是所选用的文种不对,另一个是对于“事由”的表述方式不对。文种的不对常易出现的问题也有两个,一个是文种混淆,比如将“报告”与“请示”相互混淆,或是将“行政文书”与“党务文书”相互混淆;一种是将公文与其他实用文体相混淆,比如将公文混同于事务文书和会务文书,误认为计划、总结、调查报告或是领导者在会议上的讲话文稿为公文。这种问题在公文的写作中经常会出现,特别是在刚接触这项工作的人的写作中,更是经常出现,却不易被发觉。当写作者起草的公文出现了这个问题的时候,同时当这个问题被写作者的领导或核稿部门发现并纠正过来以后,一定要引起起草者的高度重视,一定要杜绝这个问题的再次出现。
公文题目容易出现的另一个问题是对于“公文事由”的表述不清楚。这种问题最容易出现在转发性通知的题目之中,比如,“关于转发××通知”的通知。在同一个公文题目中出现了两个相同的文种,这是在国务院的规定中所不能允许的。当这种问题出现以后,当上级领导或核稿部门把这个问题纠正过来以后,公文起草者也一定要尽力避免这种问题的再次出现。
总之,当公文题目中的这两个较大的问题经过别人的“修改”,而是使公文撰写者得以杜绝以后,该公文撰写者的公文写作质量肯定会有一个较大的提高。
再说对公文正文内容结构出现的问题的“修改”。公文正文内容结构比较容易出现的问题主要也是两个,一个是写作顺序不对,哪项内容应该安排在前,哪项内容应该安排在后,公文撰写者的头脑不清楚,安排颠倒了,甚至完全安排乱了;另一个问题是前后不够一致和统一,前后不相照应,首尾不相呼应。
可以明显看出,公文正文内容结构的问题比公文题目的问题要复杂一些,不易被发现,也不易被纠正。因为正文内容结构问题更多是属于“逻辑”方面的问题,是属于思维方式和思维方法的问题,而不仅是格式和语言表达的问题,比如因果关系的问题,比如提出问题、分析问题和解决问题的逻辑顺序问题,比如时空先后的关系问题等等,这些内容在正文结构的安排上都是不可以弄颠倒的。当这一问题出现并被有关领导与核稿部门发现、修改以后,公文撰稿者对于修改的地方一定要高度重视,一定要避免同类问题的再次出现。
至于前后不够一致、不够统一、前后不相照应以及首尾不相呼应的问题也是一样。公文的写作有时会出现这种情况,对于全文的内容缺乏整体而统一的考虑和设计,在写前面的内容时没有想到后面要写的内容,写到后面又忽视了前面的内容,造成前后不相一致和统一,使文章自相矛盾和前后内容相互脱节。当这种问题被有关领导或核稿部门发现并修改过来以后,公文撰写者也一定要格外注意,避免同类问题的再次发生。
最后说一说对于公文语言措辞方面出现的问题的修改。在前几章的课程中已经讲过,公文语言不同于其他实用文体的语言,更不同于知识信息类文章和文艺作品的语言,它有着自己非常独特的语言特征和体系。从技术层面上说,公文写作最难解决的问题也是公文语言的问题。公文写作者能否通过自己的写作充分体现公文语言的特征,这是对于公文撰写者的最大挑战。首先,公文撰写者要掌握大量的公文的“专业语汇”,同时,公文撰写者还必须准确运用这些语汇,特别是其中的同义词,一定要清楚它们之间的细微差别。从纯技术的角度说,公文写作者驾驭语言的真正的能力是在这里。比如“以至”和“以致”,比如“试行”、“实行”和“施行”,比如“失误”、“失职”和“渎职”,“结果”、“后果”和“恶果”,还有许多许多。公文撰写者一定要弄清公文语汇中同义词之间的细微差别,而要做到这一点十分不容易。当在这一环节出现了问题,当公文撰写者对于这一环节的问题毫无察觉,当这一环节的问题被有关领导或核稿部门发现、并修改过来以后,这一问题一定要引起公文撰写者的格外注意。中国古人所讲的“一字之师”的道理正在这里。
一位智者说得好,聪明人不是不犯错误,而是不犯同样的错误。这句话用在公文写作的“修改”途径上也恰好合适。避免了同样问题的出现,公文写作的问题就会越来越少。问题越来越少,不正是公文写作水平提高的一个重要标志么?还有一种比较智慧的说法——成功就是避免失误。想想看,所有的成功不都是因为失误甚少、甚至根本就没有失误而出现的吗?所有的失误都避免了,公文的写作质量肯定就会上来了。
还有一点需要特别说明的是,在利用修改这种方法提高公文撰写质量时,不要忘记和忽视一般文章的修改方法对提高写作公文质量的作用。公文“修改法”的运用,准确说,应该以一般文章的修改方法为基础,即以作者对自己起草的公文的修改为基础。公文撰写者不该依赖别人的修改来提高自己的公文写作水平,否则不但误解了这种方法的作用,还将导致被动局面。等待别人对自己文章进行修改,永远不是积极的写作态度,依赖通过别人对自己文章的修改来提高自己,那不是谦虚,不是智慧,而是惰性,很难使人积极奋进。一定要高度重视自己对自己草拟的文章的修改,这是请别人对自己的文章进行修改的基础和前提。当自己对自己的文章不满意时,公文写作者和其他文章写作者一样,没有理由和资格拿出去让别人进行修改。自己先要对自己负责,然后别人才可能对我们负责。无论是作文还是做人,道理是同样的。
(四)多写法
1.特定含义
多写就是多次进行公文写作实践。公文写作者,一定要珍惜自己每一次进行公文写作的机会,特别是那些刚从事公文写作的同志和那些还没有走上领导岗位的同志,更要珍惜。
2.做法与作用
多写是为了掌握公文写作的基本功,也是为了掌握公文写作真正过硬的功夫,像弹钢琴、练书法一样,来不得一点虚假和敷衍,应付只能应付一时,在真正的公文关口,是不可能蒙混过关的。因此,一个责任心很强的公文写作者,在选择提高公文写作水平方法时,最终的选择应该是这种方法,即多写,反复实践。经过长期不懈地实践,当确实具备相当的公文写作经验以后,这种经验就会转化成人们常说的那种“牢不可破”的硬功夫了。而真正掌握了这种硬功夫后,可能在一段时间内没有从事公文写作,但只要是又开始了这种工作,就会很快又投入进去的。这种情况又像学会游泳和学会骑自行车一样,不管是否间断,这种本领是不会消失的,相反会使人长期受益。
 
附录:
一、公文审核工作
审核工作包括四个方面的工作,由四组人员共同完成。这四组人员分别是主管领导、专职秘书、印制人员与封发人员。主管领导审核6项内容,专职秘书审核4项内容,印制人员审核3项内容,封发人员审核3项内容,用数字表示,可简称为“6433”。
(一)主管领导审核
    主管领导审核公文,主要审核的6项内容是:
    1.法律法规。这是主管领导需要审核的第一项内容,也是公文审核所有内容中最重要的内容。无论哪一个级别的公文,其内容,绝对不可以违背国家法律法规,在大力倡导依法治国的今天,尤其如此。主管公文工作的领导,首先一定把好这一关。如果一篇公文的内容违背了国家法律法规,这篇公文就没有任何质量与价值可言了。主管领导对于公文的审核,必须牢记这一点。
    2.国家政策。这也是主管领导需要审核的一项重要内容。公文内容既不可以违背国家法律法规,也不可以违背国家现行政策。发布公文的一个重要目的,就是贯彻执行国家相关政策,怎么可以违背?因此,主管领导一定把住这一关,所发公文绝对不能与国家现行政策抵触。
3.公文主旨。在不违背法律法规与国家现行政策的前提下,接下来主管领导要审核的内容就是公文主旨了。公文有没有主旨,公文主旨明确不明确,表述清楚不清楚,不仅关系公文质量,还事关公文内容的具体落实。公文必须有主旨。公文主旨必须明确,表述必须清楚,必须做到使收文者一目了然。主管领导需按照这个标准对公文主旨进行把关。
4.公文文种。文种混淆是公文行文容易出现的问题之一。如上文所述,容易出现三种混淆:一是与非公文混淆,一是党政之间混淆,一是公文内部相互混淆。主管领导需把住这一关,杜绝选错文种的情况从自己眼前疏忽而过。
5.公文格式与结构。这是两方面,一是格式,一是结构。13种公文有共同的基本格式,也有每一种公文特有格式。主管领导主要审核特有格式,即每一种公文的正文格式,如第六章所述:“5611”。公文基本格式的内容,如第五章所述“665”,由印制人员负责审核。
公文结构也是主管领导必需审核的内容之一。所谓公文结构,是指如第四章公文写作程序所述第六个程序,即“设计行文结构”,包括九项内容:标题、开头、段落、层次、主次、详略、过渡、照应与结尾。对这些内容,主管领导都需按照相关要求认真审核。
6.公文语言。这是主管领导需要把住的最后一关。公文语言审核什么?不是审核正误,而是审核是否合适、恰当。如第四章公文写作程序第八个程序所述,公文语言是否正确,由写作者“自查自改”把关。主管领导对公文语言的把关,是更高要求的把关。比如公文遣词,不是正与误的问题,而是合适不合适、准确不准确的问题:试行、实行、施行,该用哪一个?失误、失职、渎职,该用哪一个?结果、后果、恶果,该用哪一个?主管领导对于公文语言的把关,是在这个层面的把关,一定要把好这最后一关。
(二)专职秘书审核
    专职秘书审核公文,主要审核的4项内容是:
    1.发文手续是否齐全。这是专职秘书从整体上进行的审核。发文手续,首先指文稿写作,其次指主管领导审核,以及会签、催办、送批、签批等诸项内容。这些内容,其中该有的内容,相关手续必须齐全。这一关由专职秘书来把关。一旦发现有疏漏之处,专职秘书需责成拟稿部门补全手续。
    2.公文拟稿所需材料是否齐备。公文拟稿所需材料,指公文文稿写作所依据的各种材料,比如国家法律法规材料,国家政策材料,典型事实材料,重要情况材料等等。拟稿部门须将其中有关材料与公文文稿一并提交审核部门的专职秘书进行审核。专职秘书需结合文稿内容对所需材料进行认真核对,一旦发现文稿内容与材料有不符之处或材料缺失情况,需要求拟稿部门及时解决。
    3.领导批示是否清楚。这也是专职秘书需要审核的一项重要内容。有时,领导可能一时疏忽,作出的批示语义不详,或文字过于潦草;有时也难免出现错别字与病句情况。专职秘书需帮助领导把好这一关。在审核时,专职秘书一旦发现有上述失误出现,一定提请领导纠正。因为领导批示事关重大,且将与公文一起存档,成为重要档案材料,马虎不得。
4.领导签字是否规范。这也是专职秘书需要审核的一项内容,是最后一项内容。专职秘书也需把好这一关。如果发现领导对于公文的签字不规范,没有按照公文格式要求签字,需及时指出,请领导重签。
    (三)印制人员审核
     印制人员审核公文,主要审核的3项内容是:
    1.公文格式版头部分所需各项内容是否齐全,标注位置是否符合要求。实际上,这是要求印制人员从两个方面审核公文版头部分:首先审核所发公文版头部分该有的诸项内容是否均有,比如印数序号、秘密级别、紧急程度、文件名称、公文编号、签发人,这些内容,该有的必须标明;其次是审核这些内容的标注位置及标法是否符合要求。如果发现在这两个方面出现了问题,印制人员要及时指出。
    2.公文格式主体部分各项内容是否规范。公文主体部分各项内容的规范,包括公文标题的位置是否正确,标题中不该省略的内容是否省略;收文单位是否安排在顶格位置;正文开头是否空了两格;附件标注是否在正文之下空一行空两格的位置;发文日期的写法是否符合要求等。这些方面如出现问题,印制人员需严格把关。
     3.公文格式版记部分所需内容是否缺漏。公文格式版记部分所需内容,包括附注、主题词、抄送单位、公文印发单位以及公文印刷日期五项。印制人员对公文版记部分的审核,是指对这五项内容的审核。这五项内容,该有的一定要有,不可缺漏;同时,标注的位置一定要符合要求。
(四)封发人员审核
    封发人员审核公文,主要审核的3项内容是:
    1.审核页码。公文印刷完毕,封发人员要对印刷好的公文页码进行审核,看有没有漏页、错页、颠倒页。如果有,要及时弥补和纠正。
    2.审核附件。如果公文在附件标注部分标明了附件,那么封发人员要审核该公文的附件是否按照标注的情况附于公文版记之后。如果是一个附件,要核对是否齐全;如果是多个附件,要核对顺序是否符合标注的顺序。
    3.审核印章。这是封发人员需要审核的最后一项内容,也是很重要的一项内容。需要盖章的公文必须盖章,而且必须按照要求盖正位置。公章是公文生效的职权标志。需要盖章的公文的发出,决不允许出现公章漏盖情况。封发人员一定要把好这最后一关。
 
二、公文写作者的素质与能力
(一) 公文写作者的素质
1.法律素质
  2.政策素质
3.管理素质
4.文化素质
5.专业素质
6.写作素质
 (二)公文写作者的能力
1.独立发现问题的能力
2.独立提出问题的能力
3.独立分析问题的能力
4.独立综合问题的能力
5.独立解决问题的能力
6.独立驾驭公文语言的能力
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