2013年10月03日    JD 施拉姆 哈佛商业评论      
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 对演讲人的介绍刚刚完毕。在他身后,幻灯片上是他的姓名和公司名称。观众手里的材料上信息相同。问题是,他是如何开始的?
“大家好!我叫加里 安德森(Gary Anderson),是Acme公司的董事总经理,今天我在这里要谈论的是关于……”演讲人再次失去了制造深刻的第一印象的机会。观众判断没有错,他们又是听一场毫无亮点的报告。商业领袖们总是忘记一句经典名言:“你再也没有第二次机会去留下第一印象。”在笔头和口头交流中,单调、乏味、平淡无奇的开场白实在是太容易了。

  当我们在设计演讲或撰写邮件或信件时,开头就直奔中心内容,可以接受,也许更加容易。我们如何去组织内容呢?什么样的语言比较合理?观众最在意什么?必须包括哪些方面?如果时间或空间允许,还可以选择哪些内容?在写完信件后,先暂时把它放在一边,然后再回过头来,全盘考虑你想给读者或听众传达的内容,并谨慎决定该如何做开场白。

  每年我们可能要参加上百场的工作演讲或专业会议。发言人的第一气息是否吸引人决定了我们是否愿意聆听。伊丽莎白 皮萨妮(Elizabeth Pisani)是一名爱滋病研究员,她采用的是非传统的实地研究方法。在2009年的TED (Technology Entertainment and Design)会议上,伊丽莎白首先看着观众,并说“人们做蠢事,那就是传播HIV的原因。”她一下子吸引住我们。接着,她分别讨论了四组不同的人群(吸毒者、性工作者、男同性恋者和制定公共卫生政策的蠢蛋),找出了每组人群的理性决定。她精心设计的开场白,不仅非常出色,而且震撼人心。后面更是引人入胜。

  在当前两位数的失业率时代,我们中许多人正在找工作,或者是帮助朋友或同事寻找工作机会。在你写完求职信后,做点其他事情打打岔,然后再回头重新检查。想象一下,假如你是招聘经理,刚在桌上或收件箱里看到这封信,是否第一眼就被吸引住。

  我看到的信通常都只与申请人有关。“我在最喜欢的招聘网站上看到你们的广告,我认为我非常合适….”想想你在给谁写信,你如何才能让他/她对你产生深刻的第一印象。“(从职位描述来看)你们需要一名自我激励、做事主动的人,这与我想从产品销售转型到销售服务的愿望非常符合。”你写信时,关键要考虑到收件人的工作、工作重点及需求,要满足他的条件和要求。你的名字就在回执信封上,简历上,在求职信的最上方也有,所以一定不要以“我叫贝斯 琼斯(Beth Jones),我想……”开头。要考虑到读你信的人。

  每年,我们收到大量的商业信件和几千封电子邮件。这里第一印象很明显,就是标题行。暂时停止读这篇文章,马上去浏览你的收件箱。不要打开或回复邮件,看看到底有多少标题行能引起你的注意。我猜,10%都不到。更糟糕的是,从许多标题行里根本看不出邮件的主要内容。“昨天的后续工作”或者“项目的进展更新”根本不能引起我们的注意,也无法让我们大概了解邮件的内容。许许多多的管理者都使用黑莓手机或iPone阅读和回复邮件,因此我们写的每个字都必须有意义。

  要写一条有效的标题行,关键是最后写,也就是在点击发送键之前的那个时刻写,而不是在写邮件之前写。是的,我知道,这样你必须写完邮件后,再回到最顶部填上标题行。但是,只有那时你才真正知道邮件主体的内容。这也是让你再次确认收件人名单(不要太多,也不要太少)的绝好机会。

  每个星期,我们有几百次的机会给人留下第一印象。无论是面对几百号陌生人做正式演讲,或给心仪的公司写求职信,或给同事发封关于下周公司野餐的邮件,要考虑到第一印象,并真正把它当回事。


  作者:JD施拉姆(JD Schramm),斯坦福商学院Mastery in Communication Initiative课程主任,为MBA学生上各类沟通课程。可通过schramm_jd@gsb.stanford.edu联系他,如果标题行能引起他的注意,他更有可能回复你的邮件。

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一户人家有三个儿子,他们从小生活在父母无休止的争吵当中,他们的妈妈经常遍体鳞伤。老大想:妈妈太可怜了!我以后要对老婆好点。老二想:结婚太没有意思,我长大了一定不结婚!老三想:原来,老公是可以这样打老婆的啊!

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