项目控制的一般方法

  前面的文章已经提到，在项目寿命周期中，最重要的功能之一是项目计划。但由于项目所具有的早期不确定性，在初始阶段确定了项目的范围和计划之后，在实施过程中有效的项目控制就成为项目成功的基本要素。特别是在现代大型复杂项目中，项目管理要支配多种组织、复杂的工作和昂贵的资源，要达到在预定的期限内、用有限的资源完成任务的目的，这一切都取决于有一个对项目信息和活动能进行有效控制的系统以及方法。
    传统的项目控制是以各种文件、报表、图表为主要工具，以定期或不定期地召开各类有关人员参加的会议为主要方法，再加上沟通各方面信息的通讯联系制度。而在资源昂贵、复杂并有较大风险的现代大型项目中，就需要开发一个有效的项目管理信息和控制系统。以下将首先介绍项目控制的一般方法，然后介绍一种适用于大型复杂项目的以计算机为基础的项目管理信息和控制系统的开发与实施方法，最后论及WBS在项目控制中的应用。
1．项目控制的主要文件
项目的任务要求、工作范围、全部进度和项目规模等一旦明确以后，就应准备项目控制所需的主要文件。这些文件应包括：
①工作范围细则－－确定项目实施中每一任务的具体业务内容，制定工作变动的基准。
②职责划分细则－－说明项目实施过程中各个部门或个人所应负责的工作，包括工艺、工程设计、采购供应、施工、会计、保险、成本控制等各个方面。
③项目程序细则－－规定涉及项目组、用户以及主要供货厂商之间关于设计、采购、施工、作业前准备、质量保证与控制以及信息沟通等方面协调活动的程序。
④技术范围文件－－列出项目的设备清单，制定项目设计依据以及所需的技术依据，以及将要使用的标准、规范、编码及手续步骤等。
⑤成本控制文件－－包括项目总成本预算以及分解到各部门和各项工作的分预算，把不同的帐户分类编号，列成表格。
③信息控制文件－－规定各种文件、报表、图表的发放对象和方式、通讯联系制度以及会议记录和工作记录的方法。
    此外，根据不同项目的具体内容，还可增减项目控制文件。项目负责人在对项目进行管理和控制时首要的任务就是在这些文件中明确规定各种有关事项。还应注意的是，项目中的某项工作一旦发生变动，相应的各有关文件均必须修正，然后再执行。在项目管理中缺少信息是很糟糕的，但得到错误的信息更糟糕。在工作中，如果一个部门执行的是原始文件，而另一部门执行的是修改后的文件，可以想象，这两部分的工作协调和结果会变得如何。
2．项目控制的重要会议
项目开始进行以后，要有效地控制项目，一般需要在各个关键时刻召开关键会议。这是项目管理与通常的直线职能管理的主要不同点之一。例如，以一个企业新建一条电冰箱生产线为例，这个项目进行中的不同阶段以及各个阶段开始时的关键会议如图5所示。
图5项目进行中的关键会议
    关键会议的主要内容是总结上一阶段的工作，分析问题，提出新的建议，并介绍下一阶段的主要任务和目标，使各有关人员都能做到心中有数，明确努力方向。关键会议也是协调各不同学科、不同职能部门之间的人员以及工作任务的重要手段。 
    除关键会议外，在项目进行的全过程中，应定期召开例会，如每月一次。会上主要介绍项目进展情况，检查有无拖期、是否存在问题等，以便及时发现和解决问题。 
    还有些非定期的特别会议，在有必要时随时召开。比如要订购大型设备、有重要的分承包要进行、某一活动出现了意外重大变化等等，都需要召开会议。 
    由此可见，项目管理中的会议是很多的。项目负责人若不很好地控制会议，就有可能陷入会海之中。所以项目负责人的职责之一是控制会议的召开，为召开会议作准备，使会议开得有效。 
3．信息控制制度
加强通讯联系、沟通各方面信息是搞好项目控制的关键性一环。为了控制好一个项目，需要进行大量的通讯联系。联系的方式很多，如信件、电话、谈话、电传、图纸等等。这里应遵循以下几条原则：
①所有重要问题均应有书面材料。任何问题都不能靠记忆，因为任何人都不可能做到永远记忆并准确无误。记忆的错误会造成损失与扯皮，因此必须用书面材料。
②所有会议都应有正式记录。
③分发的文件、备忘录、会议记录等必须说明要由谁来处理文件中的事项。
④所有来往信件和电函都应编号存档。如果不编号，函件积累多了就会无从查找。还应记录信件或电函抄送哪些有关的人。
⑤应保持完整的档案，有的文件应分别存人不同的档案。如工程的变动，应同时存人变动档案和技术档案。